home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ APDL Eductation Resources / APDL Eductation Resources.iso / programs / admin / studentrec / StudrecDoc / Appoint < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-10-21  |  9.3 KB  |  195 lines
  1.  
  2. This is the user manual for Appoint. It is based on the Helpreader system
  3. which makes it much easier to use than an ordinary text file. Throughout the
  4. text you will find buttons like this @%start#.  Clicking with SELECT on
  5. these buttons takes you directly to related parts of the manual. To return
  6. to your original place, double-click anywhere in the text with ADJUST.
  7. HelpReader remembers the last 8 positions. Clicking MENU in this window
  8. allows you to choose the topic which interests you and go  straight to it. 
  9.  
  10.                       (@%helpreader# More about Helpreader)
  11. @#purpose
  12.  
  13.                                   APPOINT
  14.  
  15. The purpose of Appoint is to generate sets of appointments for parents'
  16. evenings, print appointment slips to be distributed to parents and also
  17. print lists of appointments for staff.
  18.  
  19. @#start
  20.  
  21.                                 Starting up
  22.  
  23.   (a) If Appoint is already running (i.e. if its icon appears on the icon
  24.       bar) simply drag the required database from the directory window and
  25.       "drop" it on the Appoint icon. After a short delay the main Appoint
  26.       window will appear.
  27.  
  28.   (b) If Appoint is not running, double-click on its icon in the directory
  29.       window.  Wait for the Appoint icon to appear on the icon bar then
  30.       proceed as in (a).
  31.  
  32. The first action of Appoint is to read the database and make two files, if
  33. they do not already exist. These are the Parents' appointment file (called
  34. 'ParAppts') and the Tutor index (called 'Tutor'). They are created in a
  35. subdirectory called 'Appts' within the database directory. This subdirectory
  36. is also created automatically if it isn't there already. A small green
  37. window keeps you informed of what is going on during these preliminaries.
  38. When Appoint is ready to proceed the first record in the file is displayed.
  39.  
  40.  
  41. @#window
  42.                         Description of Main Window
  43.  
  44. The main window is divided into three areas. The topmost one contains an 
  45. extract from the student's Powerbase record, showing his/her name, course,
  46. tutor and subjects. The middle section is reserved for appointment data and
  47. will be largely empty at this stage. It will, however, show the record's 
  48. status as 'New' (meaning nothing has been entered yet) and the earliest and
  49. latest allowed times for appointments as 6-30 and 9-20 respectively. These
  50. default times are obtained from a text file called 'Config' which lives in
  51. the Appoint application directory. If you wish to change them you can do so
  52. by altering this file in Edit and then re-running Appoint.
  53.  
  54. The bottom section of the window is the control panel and will look familiar
  55. to anyone acquainted with Powerbase. There are buttons to move to the start
  56. and end of the file, to move forward and back one record at a time and to
  57. "fast forward" and "fast rewind" by ten records at a time. There is also a
  58. place to enter a record key which will be searched for when you click on
  59. 'Find:'.
  60.  
  61. @#key
  62.                               Search Keys
  63.  
  64. The key used to search for a record is, initially, just the same as the
  65. primary key in a Powerbase student database: four letters of surname with an
  66. initial appended. A button allows you to select the tutor code as an
  67. alternative key. This can be useful if, during the entry of data, you begin
  68. to suspect that a whole set of appointment requests from one tutor group is
  69. missing. By changing the key to 'Tutor' you can step through the records for
  70. that group and see whether any data has been entered. A third choice of key
  71. - 'Appointment'- is greyed out at this stage because no appointments exist.
  72. Its use will be explained later. 
  73.  
  74. @#entry
  75.                               Data Entry
  76.  
  77. Work through the appointment request slips, finding the appropriate record
  78. and entering the codes of the staff members to be seen. There is a button
  79. labelled 'List staff' to help you if you can't remember all the codes. You
  80. may add missing members of staff to this list if you wish and save the
  81. amended list. (Click MENU with the mouse pointer over the list.) If a there
  82. is a request for appointments before or after a certain time, alter the
  83. 'Earliest' and/or 'Latest' field(s). Don't attempt to put actual times of
  84. appointments under the staff codes (you won't be able to anyway): that's the
  85. program's job!
  86.  
  87. @#priority
  88.                          Appointment Priority
  89.  
  90. If you later return to a record in which staff codes have been entered you
  91. will notice that the Status has changed from 'New' to 'Coming'. There will
  92. also be a numeral in the Priority field. Priority can have a value from 0-2:
  93.  
  94.      0  All staff either Maths/Science OR Humanities. No time restrictions. 
  95.      1  A mixture of Maths/Science & Humanities staff. No time restrictions.
  96.      2  Time restriction on appointments
  97.  
  98. Appoint will process records with Priority level 2 first, then 1 and lastly
  99. 0. 
  100.   
  101. @#appts
  102.                            Making Appointments
  103.  
  104. Click MENU over the main window and choose the first item ('Make appoint-
  105. mets'). The process is completely automatic. When it is complete the screen
  106. will be redrawn and you may see that the staff codes on the record have been
  107. rearranged. The Status will now be shown as 'Done' if appointments were made
  108. successfully, otherwise it will appear as 'Problem'@%prob#.
  109.  
  110. If you now click MENU to display the main menu you will see that a number
  111. of choices which were previously greyed out have become available. One of
  112. these is 'Index appointments'. Choosing this creates an index based on the
  113. staff code and associated appointment time, after which the third choice @%key#
  114. of search key ('Appointment') will be enabled. Selecting this allows you to
  115. look for keys such as ABA7-50 to find out who is to see A.Bannaghan at 7-50.
  116.  
  117. @#prob
  118.                           Dealing with Problems
  119.  
  120. There will nearly always be a residuum of records for which Appoint could
  121. not find a satisfactory set of appointments and which have consequently been
  122. flagged as 'Problem' in the Status field. This does not mean that no suitable
  123. appointments are possible; merely that Appoint couldn't locate them. You, the
  124. user, can probably find suitable solutions and the first step will be to
  125. print a list of these problems. The method of printing @%print# is the "screen and
  126. save" approach used in other Studrec programs, including Powerbase itself.
  127.  
  128. Call up each of the problem records in turn and select the button 'Make
  129. appointments by hand'. A new window appears which shows the availability of
  130. the staff members specified in the record. Times which are greyed out are
  131. either already taken or are unavailable for other reasons. Times which are
  132. still black may be chosen by clicking on them with SELECT. You will find
  133. that the program won't let you put two appointments at the same time. If you
  134. select the wrong ones, clicking with ADJUST will deselect a time. When you
  135. are satisfied with your choices, click on the OK button and the times will
  136. appear in the main record window. 
  137.  
  138. @#error
  139.                           Correcting Mistakes
  140.  
  141. You will occasionally make mistakes such as forgetting to set the Earliest
  142. and Latest times when special times were requested and discovering the
  143. error only after appointments have been made. In such a case you want to
  144. undo that particular set of appointments and put in fresh ones by hand @%prob#.
  145. The 'Undo appts' button will clear the appointments for the displayed record
  146. after asking you for confirmation.
  147.  
  148. @#print
  149.                                Printing
  150.  
  151. Appoint produces three types of print-out:
  152.  
  153.   (1) A list of the problem cases thrown up by the automatic appointment
  154.       generation @%prob#.
  155.   (2) Appointment lists for each teacher involved in the event.
  156.   (3) Slips to notify parents of when their appointments are.
  157.  
  158. (1) and (2) are lists of the 'quick and dirty' variety where the output
  159. appears in a window on the screen, from which it may be printed directly
  160. or saved for printing later. Printing a list of problems is simply a matter
  161. of choosing the relevant menu option. For staff appointments you must type
  162. in the staff code when requested or, alternatively, choose the option to
  163. print lists for everyone. (If a teacher has no-one to see no list will be
  164. produced.)
  165.  
  166. When these lists appear on the screen they are accompanied by a Save box.
  167. Clicking OK on this will save the file in the PrintJobs directory as usual.
  168. you may also drag the file to any other directory or straight to the printer
  169. icon if present on the icon bar.
  170.  
  171. Slips for parents are printed in a rather more presentable format, three to
  172. the A4 page. Although you can print these on a dot matrix printer the
  173. process will take a long time and the laser printer is really necessary. 
  174. If the printer is not available at the time you can select the button which
  175. causes output to be sent to a file (in PrintJobs) and drag this file to the
  176. printer icon later. A further advantage of this method is that printing
  177. doesn't tie up the computer but takes place 'in the background'.                
  178. @#credits
  179. *****************************************************************************
  180.  Interface Manager
  181.  © Simon Huntingdon
  182.  
  183.  Provides 'three dimensional' icons. Interface Manager is Public Domain and
  184.  is not part of Block.
  185.  
  186. *****************************************************************************
  187.  Sliding Heap 1.03
  188.  © Steven Haslam
  189.  
  190.  The Sliding Heap Manager is Public Domain and is not part of Block.
  191.  Details are available from 'Heap Support' at the address below.
  192.  
  193. *****************************************************************************
  194.  Block version 1.10
  195.  © Derek Haslam